Datenschutzhinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei Webex-Meetings

Über die allgemeinen Hinweise in der Datenschutzerklärung der zum Online-Meeting einladenden Behörde hinaus, informieren wir Sie im Folgenden nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Durchführung von Online-Meetings, Videokonferenzen oder Online-Seminaren unter Einsatz von “Webex Meetings”.

Verantwortlich für die Datenerhebung ist alp Bayern, Agentur für Lebensmittel – Produkte aus Bayern, die das Online-Meeting organisiert.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von “Webex Meetings” aufrufen, ist der Anbieter von “Webex Meetings” für die Datenverarbeitung verantwortlich.

 

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen “Webex Meetings” um Online-Meetings, Videokonferenzen oder Online-Seminare (nachfolgend Online-Meetings) zur Erfüllung unserer öffentlichen Aufgaben durchzuführen. “Webex Meetings” ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

 

Teilnahme und technische Hinweise

Die Teilnahme an Online-Meetings erfolgt vorzugsweise über die Installation des Desktop-Client “Webex Meetings” oder alternativ über den Browser. Teilnehmer treten dem Online-Meeting über einen Einladungs-Link bei. Dazu klicken Sie zum Zeitpunkt des Meetingbeginns auf den Button “Dem Meeting beitreten”. Tippen Sie nun Ihren Namen sowie Ihre E-Mail-Adresse ein. Falls Sie nach dem Meeting-Passwort gefragt werden, geben Sie dieses ein. Unsere Online-Meetings werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet.

 

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von “Webex Meetings” werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Angaben zum Benutzer:
    Vor dem Betreten des Meetingraums werden Sie aufgefordert, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse anzugeben. Die Angabe von weiteren Daten ist nicht notwendig. Ihr Name ist für andere Teilnehmer sichtbar.
  • Meeting-Metadaten:
    Thema, Beschreibung (optional), IP-Adressen der Teilnehmer, Geräte-/Hardware-Informationen.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon:
    Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
  • Text-, Audio- und Videodaten:
    Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Der Chatverlauf wird nicht über die Dauer des Meetings hinaus protokolliert.
    Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.
    Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die “Webex Meeting”-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Die Voreinstellungen werden von unserer Seite so getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie selbst diese Verarbeitung veranlassen.

Empfänger von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Der Anbieter “Cisco Webex Meetings” erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Cisco vorgesehen ist.

Online-Datenschutzrichtlinie von Cisco Externer Link

Cisco Webex Meetings Privacy Date Sheet Externer Link

 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

“Webex Meetings” ist ein Dienst, der von dem Anbieter Cisco Systems aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann daher auch in einem Drittland stattfinden. Wir haben mit Cisco Systems einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

 

Speicherdauer

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung gespeichert.

 

Ihre Rechte als betroffene Person

Weiterhin möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte nach der DSGVO informieren, die Sie gegenüber uns geltend machen können:

  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
  • Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Postfach 22 12 19, 80502 München
Tel.: +49 89 212672-0
Fax: +49 89 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: www.datenschutz-bayern.de Externer Link